Kafe Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

10 Ağustos 2026 • 6 dk okuma • Kafemiz Ekibi

Stok sayımı, bir kafede kaybın nerede olduğunu gösteren tek güvenilir yöntemdir. Düzenli sayım yapmayan işletmeler fireyi, hatalı porsiyonu ve tedarik hatalarını ancak ay sonunda kâr beklendiğinden düşük çıkınca fark eder. Bu rehberde sayımı hangi sıklıkla, nasıl hazırlanarak ve hangi kontrollerle yapacağınızı anlatıyoruz.

Sayım sıklığını üç kademede kurgulayın

Her ürünü her gün saymak gerekmez; her ürünü ayda bir saymak da yetmez. Pratik çözüm kademeli bir düzendir:

• Günlük sayım (kritik kalemler): Süt, kahve çekirdeği, taze pasta ve tatlı, açık ürünler. Bunlar hem hızlı tükenir hem de fire riski yüksektir. Kapanışta 5-10 dakikada sayılır.
• Haftalık sayım: Şuruplar, soğuk içecek stoğu, ambalaj malzemeleri, kuruyemiş, dondurulmuş ürünler. Sipariş gününden bir gün önce yapılırsa sipariş listesi kendiliğinden çıkar.
• Aylık tam sayım: Depodaki her kalem, temizlik malzemeleri ve demirbaş sarf dâhil. Ay sonu maliyet hesabının temelidir; mali dönem kapanışıyla aynı güne denk getirin.

Sayım günü ve saati sabit olsun. Servis kapandıktan sonra, mal kabulü yapılmayan bir saatte sayın; sayım sırasında depoya mal giriyorsa sonuç baştan hatalıdır.

Sayım listesini ürün gruplarına göre hazırlayın

Sayım listesi, deponun fiziksel düzeniyle aynı sırada olmalıdır. Rafta yan yana duran ürünler listede de yan yana olursa sayım hem hızlanır hem de atlama riski düşer.

Sayım öncesi hazırlık

Sayımın kalitesi, sayımdan önceki yarım saatte belirlenir.

• Depoyu düzenleyin: Aynı ürün tek yerde dursun. Aynı malzemenin üç farklı rafta bulunması, çift sayım veya atlama demektir.
• Açık/kapalı ambalaj kuralını yazın: Açılmış bir ambalaj nasıl sayılacak? Tartılacak mı, çeyrek kademesiyle tahmin mi edilecek? Kural neyse herkes aynısını uygulasın; tutarlılık, mutlak doğruluktan daha değerlidir.
• Ölçü birimini standartlaştırın: Bir ürün ya kilogramla ya paketle sayılır, ikisi birden olmaz. Koli-adet ve paket-adet çevrimlerini listenin başına yazın.
• Terazi ve kap hazır olsun: Dara alınmış bir kap, açık ürünlerde tahmin payını ciddi biçimde düşürür.
• Son mal kabulünü işleyin: Sayımdan önce gelen tüm irsaliyeler sisteme girilmiş olsun.
• Bar altını ve tezgâhı unutmayın: Servis alanındaki stok da sayıma dâhildir.

İki kişiyle sayın, çapraz kontrol yapın

Sayımı tek kişiye bırakmayın. İki kişilik düzen hem hızlıdır hem de hatayı yakalar:

1. Bir kişi sayar ve yüksek sesle söyler, diğeri listeye yazar.
2. Sayan kişi, kaydeden kişinin yazdığı sayıyı görmesin; böylece beklenti değil gerçek sayılır.
3. Yüksek değerli kalemlerde (kahve çekirdeği, alkolsüz konsantre, ithal ürün) ikinci kişi bağımsız olarak tekrar sayar.
4. Sayım bittiğinde iki kişi de listeyi imzalar. Sorumluluk paylaşıldığında dikkat artar.
5. Sayımı yapan kişiyi dönüşümlü değiştirin; her ay aynı kişinin saymadığı bir düzen, alışkanlıktan doğan hataları azaltır.

Teorik stok ile fiili stoğu karşılaştırın

Sayımın asıl değeri, sonucun bir beklentiyle karşılaştırılmasıdır.

Teorik Stok = Dönem Başı Stok + Alımlar − Satılan Ürünlerin Reçete Tüketimi

Fiili stok, sayımda bulduğunuz gerçek miktardır. İkisi arasındaki fark analiz konusudur:

• Fiili < Teorik: Fire, hatalı porsiyon (fazla dolduran el), kayıt dışı ikram, bozulma, kayıp veya kayıtsız tüketim.
• Fiili > Teorik: Reçetede eksik yazılmış miktar, satılan ürünün adisyona girilmemesi, mal kabulünde fazla giriş veya sayım hatası.

Farkı ürün bazında ve yüzde olarak takip edin. Tek seferlik bir sapma sayım hatası olabilir; üç dönem üst üste aynı üründe tekrarlayan bir sapma sistematik bir sorundur ve kaynağı bulunmalıdır.

Fire ve zayi kaydını ayrı tutun

Dökülen, bozulan, iade edilen ve ikram edilen ürünü sayımda kaybolmuş gibi göstermeyin. Bunları oluştuğu anda ayrı bir zayi kaydına girin. Böylece dönem sonunda "ne kadarı bilinen zayi, ne kadarı açıklanamayan kayıp" sorusunu cevaplayabilirsiniz. Açıklanamayan kaybın büyümesi, süreçte gözden kaçan bir açık olduğunu gösterir.

Kritik stok seviyesi ve sipariş noktası

Sayım verisi biriktikçe her ürün için iki eşik belirleyebilirsiniz:

• Kritik stok seviyesi: Altına düşüldüğünde ürünün tükenme riski başlar. Hesabı basittir: günlük ortalama tüketim x tedarik süresi (gün) + güvenlik payı.
• Sipariş noktası ve sipariş miktarı: Tedarikçinin teslim günü ve minimum sipariş tutarı, ne zaman ve ne kadar sipariş vereceğinizi belirler.

Örnek yaklaşım: günde ortalama 12 litre süt tüketen ve tedarikçisi iki günde bir teslim yapan bir kafede kritik seviye, iki günlük tüketim artı bir günlük güvenlik payı olarak düşünülebilir. Bu rakamlar temsilidir; kendi tüketim ortalamanızı sayım geçmişinizden çıkarın.

Kritik seviyeler yazılıma tanımlandığında sistem sizin yerinize hatırlatır. Kafe stok takibi modülüyle malzeme girişleri, tedarikçi siparişleri ve kritik seviye uyarıları tek yerde toplanır; sayım sonuçlarını sisteme işlediğinizde teorik-fiili farkı elle hesaplamanız gerekmez. Maliyet tarafında bu veriyi menü fiyatlandırma hesabınızda kullanabilirsiniz.

Sayımı alışkanlığa dönüştürün

İyi bir sayım düzeni; sabit gün, sabit liste, iki kişi ve düzenli fark analizi demektir. Bu dört şey oturduğunda stok maliyetiniz aylar içinde belirgin biçimde kontrol altına girer.

14 gün ücretsiz denemeyi başlatın — kredi kartı gerekmez.