Kafe Otomasyon Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

5 Ağustos 2026 • 6 dk okuma • Kafemiz Ekibi

Kafe otomasyonu seçimi, çoğu işletmede birkaç demo izlenerek ve fiyat karşılaştırılarak yapılır. Oysa bu karar, en az bir kahve makinesi kadar uzun süre işletmenizle kalır ve günlük operasyonun her adımına dokunur. Aşağıda ürün adı vermeden, tamamen kriter bazlı bir değerlendirme çerçevesi bulacaksınız.

Önce ihtiyaç listesi, sonra ürün

Demo izlemeden önce kendi ihtiyaç listenizi yazın. Aksi hâlde her demoda gördüğünüz özellik "gerekli" gibi görünür ve karar, satış sunumunun kalitesine göre şekillenir. Listeyi üç kolona ayırın: olmazsa olmaz, olsa iyi olur, şimdilik gereksiz. Tek şubeli, 10 masalı bir kafe ile üç şubeli bir zincirin olmazsa olmazları aynı değildir.

Somut sorular sorun: Kaç masanız var? Paket servis yapıyor musunuz? Mutfak ile salon arasındaki iletişim şu an nasıl kopuyor? Gün sonunda hangi rakamı bulamıyorsunuz? Bu cevaplar seçim kriterlerinizi kendiliğinden oluşturur.

Modül kapsamı

Bir kafe otomasyonunun karşılaması beklenen tipik modüller şunlardır: menü/dijital menü yönetimi, sipariş ve adisyon yönetimi, masa takibi, mutfak ekranı, kasa ve gün sonu, stok/malzeme takibi, raporlama, personel ve rol yönetimi. Kafe yönetim programı sayfamızda bu modüllerin birbirine nasıl bağlandığını görebilirsiniz.

Dikkat edilecek nokta modül sayısı değil, modüllerin birbirine bağlı olmasıdır. Sipariş ekranında girilen ürün stoktan düşmüyorsa, kasa kaydı rapora yansımıyorsa, o modüller ayrı ayrı programdır — sadece aynı menüde toplanmıştır.

Mobil ve tablet desteği

Garsonun elinde tablet ya da telefon varsa sipariş masada girilir, kasaya koşma ihtiyacı ortadan kalkar. Burada sorulacak soru "mobil uygulama var mı" değil, "gerçek bir uygulama mı, yoksa telefona sığdırılmış web sayfası mı" ve "hem iOS hem Android'de çalışıyor mu" olmalıdır. Kafemiz'de garson uygulaması iOS ve Android için ayrı bir mobil uygulamadır.

Kurulum ve veri göçü

En çok gözden kaçan kalem budur. Mevcut menünüz, ürünleriniz, fiyatlarınız ve kategorileriniz nasıl taşınacak? Elle mi girilecek, dosyadan mı aktarılacak, bu işi kim yapacak? 200 ürünlük bir menünün elle girilmesi bir günlük iştir ve genellikle işletmecinin üzerine kalır. Göç desteği olup olmadığını sözleşmeden önce netleştirin.

Kullanım kolaylığı ve öğrenme süresi

Kafe personel sirkülasyonunun yüksek olduğu bir sektördür. Yeni gelen bir garsonun sipariş girmeyi kaç dakikada öğrendiği, uzun vadede en belirleyici kriterlerden biridir. Demoda ekranları sizin değil, bir garsonunuzun kullanmasını isteyin. Üç dokunuşta girilen sipariş ile sekiz dokunuşta girilen sipariş arasındaki fark, akşam yoğunluğunda dağ kadar büyür.

Rol ve yetki yönetimi

Herkesin her şeyi yapabildiği bir sistem, kayıp kapısıdır. En azından şu ayrımlar olmalı: yönetici, şube/kafe yöneticisi, kasa/salon kullanıcısı ve garson. İskonto verme, adisyon silme, ikram girme ve gün sonu kapatma gibi hassas işlemler yetkiye bağlanabilmelidir.

Raporlama derinliği

Rapor ekranında "günlük ciro" görmek yeterli değildir. Ürün, kategori, masa, ödeme türü, saat ve personel kırılımlarını sorgulayın. Hangi metriklerin neden önemli olduğunu kafe raporları rehberimizde ayrıntılı anlattık.

Veri sahipliği ve dışa aktarma

Verilerinizin sahibi sizsiniz. Bunun pratikteki karşılığı şudur: istediğiniz an satış, ürün ve müşteri verinizi dışa aktarabiliyor musunuz? Aboneliği bitirdiğinizde verinize ne oluyor? Bu soru sorulmadan imzalanan sözleşme, ileride sistem değiştirmeyi imkânsız hâle getirir.

KVKK ve veri güvenliği

Rezervasyon, sadakat ya da organizasyon talebi topluyorsanız kişisel veri işliyorsunuz demektir. Sağlayıcının verileri nerede sakladığını, yedekleme sıklığını, erişim kayıtlarını tutup tutmadığını ve KVKK metinlerini nasıl desteklediğini sorun.

Kesinti ve çevrimdışı davranış

İnternet koptuğunda ne oluyor? Sipariş alınabiliyor mu, adisyon açık kalıyor mu, bağlantı gelince veri senkronize oluyor mu? Kafe için bu senaryo teorik değildir; yoğun bir cumartesi akşamı yaşanır.

Destek, eğitim ve güncelleme

Destek kanalı hangisi (telefon, e-posta, mesaj), çalışma saatleri ne, tipik yanıt süresi ne? Akşam 21:00'de kasa kilitlendiğinde ulaşabileceğiniz biri var mı? Kurulumda eğitim veriliyor mu, yeni personel için tekrar eğitim mümkün mü? Ürünün güncelleme sıklığı da bir kalite göstergesidir: hiç güncellenmeyen yazılım kadar, her hafta ekranları değişen yazılım da risklidir.

Fiyat modeli ve sözleşme esnekliği

Şeffaf fiyat modeli şu soruların cevabını içerir: kullanıcı başına mı, şube başına mı, modül başına mı? Kurulum bedeli var mı? Destek fiyata dahil mi? Ek şube eklerken ne oluyor? Sözleşme süresi ve çıkış koşulları nedir? Fiyatlandırma sayfamızda yaklaşımımızı görebilirsiniz.

Son olarak deneme süresi: ürünü kendi menünüz ve kendi personelinizle bir süre gerçek operasyonda kullanmadan karar vermeyin.

Kriter tablosu

Demo görüşmesinde sorulacak 10 soru

1. Menümüzü ve ürün listemizi sisteme kim, nasıl aktaracak?
2. Bir garson sipariş girmeyi ortalama ne kadar sürede öğreniyor?
3. İskonto, ikram ve adisyon iptali yetkisi kişi bazında kısıtlanabiliyor mu?
4. Mutfak ekranı ile sipariş ekranı arasındaki akış nasıl işliyor?
5. Gün sonu kapanışında hangi rapor otomatik üretiliyor?
6. İnternet kesintisinde sistem nasıl davranıyor?
7. Satış ve ürün verimizi kendi ekranımızdan dışa aktarabiliyor muyuz?
8. Verilerimiz nerede saklanıyor ve ne sıklıkta yedekleniyor?
9. Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde veriliyor ve tipik yanıt süresi nedir?
10. Fiyat neye göre belirleniyor; şube veya kullanıcı eklersek ne değişir?

Karar verirken

İyi bir seçim, en çok özelliği olanı değil, sizin listenizdeki olmazsa olmazları eksiksiz karşılayan ve personelinizin gerçekten kullandığı ürünü seçmektir. Kafemiz'i kendi menünüzle denemek için 14 gün ücretsiz deneme yeterli — kredi kartı gerekmez.